ขั้นตอนการใช้งานระบบไอทีสิสในการทำเล่มวิทยานิพนธ์/สารนิพนธ์ สำหรับนักศึกษา โดยละเอียด

ขั้นตอนการใช้งานระบบไอทีสิสในการทำเล่มวิทยานิพนธ์/สารนิพนธ์ สำหรับนักศึกษา โดยละเอียด

การใช้งานระบบไอทีสิสเพื่อทำเล่มวิทยานิพนธ์/สารนิพนธ์ และขออนุมัติผ่านระบบไอทีสิส สำหรับนักศึกษา โดยส่วนมากจะมีขั้นตอนการดำเนินการขึ้นกับวิธีการปฏิบัติของทางมหาวิทยาลัย ซึ่งอาจมีรายละเอียดแตกต่างกันไปตามแต่ละมหาวิทยาลัยหรือสถาบัน และอาจมีขั้นตอนอื่น ๆ เพิ่มเติมนอกเหนือจากการใช้งานระบบไอทีสิส

กระบวนการที่จะอธิบายต่อจากนี้เป็นกระบวนการและขั้นตอนในการใช้งานโปรแกรมไอทีสิส ตามลักษณะการออกแบบโปรแกรม โดยมีขั้นตอนการใช้งานในบทบาทของนักศึกษา ตั้งแต่เริ่มต้น จนถึง ได้เล่มวิทยานิพนธ์ฉบับสมบูรณ์ ดังต่อไปนี้ 

1. นักศึกษารับ username password ของระบบไอทีสิส ผ่านอีเมลสถาบัน หรือสามารถใช้งานบัญชีหลักที่ได้รับจากทางมหาวิทยาลัย เนื่องจากบางมหาวิทยาลัยอาจใช้การเชื่อมต่อกับระบบพิสูจน์บุคคลของมหาวิทยาลัยเอง โดยสามารถสอบถามกับเจ้าหน้าที่ผู้ดูแลระบบประจำมหาวิทยาลัย 

2. นักศึกษาสามารถเข้าสู่ระบบไอทีสิสครั้งแรกได้ที่ web application ชื่อ https://ithesis.<university>.ac.th/ (<university> นั้นคือตัวย่อของมหาวิทยาลัย โดยสามารถติดตามประกาศการใช้งานได้ตามที่มหาวิทยาลัยประกาศให้ใช้งาน) และใช้ username password ที่ได้รับมาในการเข้าสู่ระบบ

3. ตรวจสอบข้อมูลที่หน้า Basic Information ว่าข้อมูลถูกต้อง หากพบว่าไม่ถูกต้องให้แจ้งกับผู้ดูแลระบบไอทีสิสประจำสถาบัน

4. เปิด Microsoft Word โดยจะต้องติดตั้ง Microsoft Word รุ่นที่รองรับการใช้งาน Add-in

5. ทำการติดตั้ง iThesis Office Add-in โดยติดตั้งผ่าน Microsoft Office Store 

6. หากยังไม่ได้เข้าสู่ระบบครั้งแรกที่ web application ให้ทำการเข้าสู่ระบบที่ iThesis Office Add-in ด้วยวิธีการ เลือกมหาวิทยาลัยที่ต้องการจะเข้าสู่ระบบ กรอก Username และ Password เพื่อเป็นการเปิดบัญชีใช้งาน หลังจากนั้นจึงจะสามารถใช้วิธีการเข้าสู่ระบบ ด้วย Microsoft Login หรือ Login via mobile app (Paperpilot) ได้

7. เมื่อ Login สำเร็จ ให้ทำการ Generate Template โดยจะต้องตั้งค่าหน้ากระดาษให้ถูกต้องตามที่ระบบกำหนด (จะมีข้อความแจ้งว่าต้องตั้งค่าหน้ากระดาษอย่างไรถึงจะสามารถ Generate ได้) โดยในการ Generate ครั้งแรกระบบจะสอบถามภาษาเขียนเล่มที่ต้องการใช้งาน (สามารถเปลี่ยนภาษาเขียนเล่มได้ภายหลังแต่จะต้อง Generate template ใหม่ ไม่สามารถกด Generate template ที่ไฟล์เดิมได้)

8. เติมข้อมูลที่เทมเพลต ได้แก่ หัวข้อวิทยานิพนธ์ บทคัดย่อ กิตติกรรมประกาศ และประวัติผู้เขียน กรณีที่ผู้ใช้งานเคยใช้งาน Add-in เวอร์ชันเก่ามา จะพบว่ามีข้อมูลบางส่วนที่เคยกรอกไว้ถูกสร้างขึ้น แต่อาจจะแสดงรูปแบบที่ไม่ถูกต้อง เช่น จัดชิดซ้าย หรือขนาดตัวหนังสือ สามารถกดที่กล่องข้อความดังกล่าวและทำการตั้งค่าขนาดอักษร  ยกเว้น ประวัติผู้เขียน ที่จะไม่สามารถแสดงข้อมูลตามที่ได้ระบุ จะต้องมากรอกข้อมูลที่เอกสารเอง ทั้งนี้เทมเพลตจะมีส่วนที่ไม่สามารถแก้ไขได้ เนื่องจากเป็นข้อมูลจากระบบที่ส่วนกลางมีการจัดเตรียมไว้ หากพบว่าข้อมูลของนักศึกษาไม่ถูกต้อง ให้ประสานงานกับผู้ดูแลระบบประจำมหาวิทยาลัย

9. เพิ่มคณะกรรมการสอบ ผ่านเมนู Form ศึกษาวิธีเพิ่มรายชื่อกรรมการสอบที่หน้าอนุมัติได้ที่นี่

10. วางเนื้อหาที่หน้าว่างถัดจากสารบัญ ทำการจัดรูปแบบตามข้อกำหนดของมหาวิทยาลัย โดยหากไม่ใช้งานสารบัญรูป สารบัญตาราง หรือคำอธิบายสัญลักษณ์และตัวย่อที่ระบบมีให้ สามารถลบหน้าเหล่านี้ออกได้ (หากเทมเพลตหน้าใดไม่สามารถลบออกได้ แสดงว่าเป็นไปตามข้อกำหนดของมหาวิทยาลัย) 

11. เมื่อวางเนื้อหาเรียบร้อยและกรอกข้อมูลลงที่ช่องกรอกข้อมูล (จะเป็นกรอบข้อความแสดงสีเขียว เมื่อพิมพ์ลงไปหรือแก้ไข จะเปลี่ยนเป็นสีส้ม) ให้ทำการกด Validate template เพื่อตรวจสอบข้อมูลที่เอกสาร เทียบกับบนเว็บ โดยหากพบว่าข้อมูลไม่ตรงระบบจะแจ้งว่าพบกี่รายการที่ไม่ตรงกัน โดยสามารถอัปเดตได้ทีละรายการ หรือสามารถอัปเดตทีเดียวได้ ทั้งนี้หากผ่านโครงร่างวิทยานิพนธ์แล้วจะไม่สามารถแก้ไขชื่อหัวข้อวิทยานิพนธ์ได้เอง จะต้องทำเรื่องขอแก้ไขหัวข้อวิทยานิพนธ์ผ่านเมนู electronic form ที่ request to edit topic

12. เมื่อ validate template เรียบร้อยแล้วจะสามารถ save to cloud ได้ โดยการกดปุ่ม save to cloud ที่อยู่ด้านล่างของหน้าจอ iThesis Office Add-in  

Warning
หากไม่ได้กด validate template ก่อน แล้วมีรายการที่ยังไม่ได้อัปเดตจากเอกสารไปยังเว็บพอร์ทัล ระบบจะไม่ยอมให้ save to cloud ให้กด cancel แล้วระบบจะทำการ validate template จึงแนะนำว่าก่อน Save to cloud ให้กด Validate template เพื่อตรวจสอบให้เรียบร้อยก่อน
หากบันทึกไฟล์เข้าสู่ระบบแล้ว ไม่ปรากฏรายการขึ้นที่ Revision & Feedback อาจเกิดจากรูปแบบของสารบัญที่ไม่ได้ทำจากสารบัญอัตโนมัติของ Word 

13. เมื่อบันทึกไฟล์เข้าสู่ระบบหรือ save to cloud เรียบร้อยแล้ว ให้ตรวจสอบไฟล์ PDF จากนั้นกด check ที่รายการวิทยานิพนธ์ที่ต้องการตรวจ plagiarism จากนั้นกดตรวจ อักขราวิสุทธิ์ หรือไปยัง Web Portal จากนั้นเข้าสู่ระบบด้วยบทบาทนักศึกษา และไปยัง Revision กด check plagiarism เพื่อตรวจอักขราวิสุทธิ์ รอจนตรวจสอบเสร็จ (หากตรวจสอบผ่าน iThesis Office Add-in จะมีการส่งแจ้งเตือนไปยังอีเมลที่ผูกกับระบบไอทีสิสว่าตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว) สำหรับการตรวจสอบ plagiarism 

14. เมื่อตรวจอักขราวิสุทธิ์เรียบร้อยแล้ว ให้นักศึกษาดำเนินการกด save proposal เพื่อส่งคำร้องไปยังอาจารย์ที่ปรึกษา เมื่ออาจารย์อนุมัติเรียบร้อย ระบบจะส่งคำร้องไปยังเจ้าหน้าที่คณะหรือหลักสูตร (แล้วแต่การตั้งค่าของทางมหาวิทยาลัยนั้น ๆ) 

15. เมื่อได้รับอนุมัติโครงร่างวิทยานิพนธ์เรียบร้อยแล้ว ในทางปฏิบัติ นักศึกษาจะไปดำเนินการทำวิจัยและเขียนเล่ม โดยจะกลับมาใช้งานระบบไอทีสิสอีกครั้งเมื่อนักศึกษาต้องการส่งวิทยานิพนธ์ฉบับร่างให้อาจารย์ที่ปรึกษาอนุมัติ โดยจัดทำเอกสารและอัปโหลดไฟล์ผ่าน iThesis Office Add-in และขออนุมัติผ่าน Web Portal โดยสำหรับการขออนุมัติวิทยานิพนธ์ฉบับร่างจะมีเฉพาะอาจารย์ที่ปรึกษาเป็นผู้อนุมัติเท่านั้น 

16. เมื่อได้รับอนุมัติร่างวิทยานิพนธ์แล้ว นักศึกษาจะดำเนินการนำไฟล์วิทยานิพนธ์ฉบับร่างไปดำเนินการสอบปกป้องวิทยานิพนธ์ และดำเนินการแก้ไขเล่มวิทยานิพนธ์ตามข้อคิดเห็นและข้อเสนอแนะของคณะกรรมการสอบ พร้อมตรวจสอบเนื้อหาและรูปแบบกับอาจารย์ที่ปรึกษา โดยเมื่อนักศึกษาพร้อมจะส่งเล่มวิทยานิพนธ์เพื่อขออนุมัติวิทยานิพนธ์เล่มสมบูรณ์แล้ว นักศึกษาจะต้องดำเนินการกรอกข้อมูลที่เมนู Report Data ก่อนจะกดขออนุมัติ โดยจะกรอกข้อมูลในส่วนของ (1) After Defense (2) Research Mapping (3) Publication (โดย Publication นั้นขึ้นกับข้อกำหนดของแต่ละมหาวิทยาลัย โดยอาจจะบังคับให้กรอกให้ครบถ้วนก่อนขออนุมัติวิทยานิพนธ์ฉบับสมบูรณ์ หรือไม่บังคับให้กรอก โดยสามารถสอบถามกับทางมหาวิทยาลัยได้โดยตรง)

17. ในส่วนของการกรอกข้อมูล Report Data เมนูย่อย After Defense หากทางมหาวิทยาลัยกำหนดให้มีการตรวจลักลอกวรรณกรรมนอกเหนือจากอักขราวิสุทธิ์ ที่หน้า After Defense จะมีเมนูให้กรอกผลการตรวจลักลอกวรรณกรรมและแนบรายงานผลตรวจ โดยเป็นการกรอกด้วยตนเอง ทั้งนี้หากไม่บังคับให้แนบผลการตรวจลักลอกวรรณกรรมจะไม่มีเมนูดังกล่าวขึ้นที่หน้าเมนู After Defense ของนักศึกษา 

18. เมื่อดำเนินการกรอก Report Data ครบถ้วน นักศึกษาจะส่งคำร้องขออนุมัติวิทยานิพนธ์ฉบับสมบูรณ์ไปยังอาจารย์ที่ปรึกษา เมื่ออาจารย์ที่ปรึกษาอนุมัติแล้ว เมนู Submission Document จะแสดงเป็นไฟล์ PDF ที่มีข้อมูลครบถ้วน ให้นักศึกษาดาวน์โหลดไฟล์นี้มาลงนาม และนำไปให้อาจารย์ที่ปรึกษาลงนาม จากนั้นจึงนำเอกสาร Submission Document และเล่มวิทยานิพนธ์ฉบับสมบูรณ์ หรือ Complete Thesis ที่มีการลงนามอนุมัติจากคณะกรรมการสอบเรียบร้อยแล้ว ส่งให้กับบัณฑิตวิทยาลัย หรือส่วนงานที่ทำหน้าที่รับวิทยานิพนธ์ฉบับสมบูรณ์ โดยจะเสร็จสิ้นกระบวนการบนระบบไอทีสิสของนักศึกษาเท่านี้ 

Notes
หากได้รับอนุมัติวิทยานิพนธ์ฉบับสมบูรณ์ไปแล้ว แต่พบว่าจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูลในรูปเล่ม หรือแม้แต่บนเอกสาร Submission Document ในส่วนของคณะกรรมการสอบ นักศึกษาจำเป็นจะต้องส่งคำร้อง Revise Completed Version ผ่าน iThesis Web Portal โดยจะเป็นเมนูย่อย ภายใต้เมนู Revision & Approval โดยให้กรอกข้อมูลช่วงหน้าเอกสารที่ต้องการขอแก้ไข (กรอกเป็นตัวเลขอารบิกเท่านั้น) กรอกเหตุผลที่ต้องการขอแก้ไข และวันที่คาดว่าจะส่งได้อีกครั้ง จากนั้นกด Submit Request และรอให้อาจารย์ที่ปรึกษากับเจ้าหน้าที่อนุมัติ สถานะที่แสดงว่าผ่าน Complete แล้วจะหายไป ให้นักศึกษาดำเนินการแก้ไขข้อมูลและเล่มวิทยานิพนธ์ และขออนุมัติวิทยานิพนธ์ฉบับสมบูรณ์ใหม่ตามขั้นตอน 

Warning
ระหว่างที่มีการขออนุมัติกระบวนการใดก็ตาม ไม่ควรแก้ไขข้อมูลที่ Electronic Form เพราะจะทำให้คำร้องที่ส่งไปถูกยกเลิกเมื่ออาจารย์ที่ปรึกษากดเข้าลิงค์อนุมัติ (Approval Link) เนื่องจากข้อมูลที่ส่งไปไม่ใช่ข้อมูลล่าสุด