การส่งขออนุมัติผ่านระบบจะสามารถดำเนินการได้เมื่อนักศึกษาอัปโหลดไฟล์เอกสารผ่าน iThesis Add-in (NexGen) ที่ติดตั้งบน Microsoft Word เข้าสู่ระบบแล้ว และได้ตรวจสอบการลักลอกวรรณกรรมเรียบร้อยแล้วอย่างน้อย 1 รายการ
โดยหากอัปโหลดไฟล์แล้วแต่ยังอยู่ระหว่างตรวจลักลอกวรรณกรรมจะยังไม่สามารถส่งคำร้องหาอาจารย์ที่ปรึกษาได้
โดยผู้ใช้งานสามารถรับแจ้งเตือนว่าผลการตรวจลักลอกวรรณกรรมเสร็จเรียบร้อยแล้วได้ทาง iThesis NexGen Mobile Application โดยหากต้องการส่งคำร้องไปยังอาจารย์ที่ปรึกษา ให้กดที่ปุ่ม Submit Proposal เพื่อเป็นการส่งคำร้องไปยังอาจารย์ที่ปรึกษา
หลังจากกด Submit Proposal ระบบจะให้ยืนยันการส่งอีกครั้ง
นักศึกษาจะพบกับหน้าจอ Waiting for Approval โดยให้รอผู้อนุมัติทำการอนุมัติจนครบถ้วน
โดยสำหรับ iThesis NexGen นั้น นักศึกษาสามารถยกเลิกคำร้องที่ส่งหาอาจารย์ที่ปรึกษาได้ โดยมีเงื่อนไขว่าจะต้องยังไม่มีการอนุมัติ หากมีการอนุมัติไปแล้วอย่างน้อย 1 คน (กรณีที่ขั้นตอนนั้นมีผู้อนุมัติมากกว่า 1 คน) นักศึกษาจะไม่สามารถยกเลิกการส่งคำร้องได้
เมื่อผู้อนุมัติทุกคนอนุมัติจนครบถ้วนแล้ว หน้าจอจะแสดงแถบสีเขียวและมีเครื่องหมายถูกที่ชื่อของผู้อนุมัติ
โดยนักศึกษาจะดำเนินการลักษณะเดียวกันนี้กับทุกขั้นตอน ซึ่งอาจมีจำนวนผู้อนุมัติแตกต่างกันตามการตั้งค่าของทางสถาบัน แต่การดำเนินการขออนุมัติเอกสารจะเป็นลักษณะเดียวกัน คือ
1. นักศึกษาอัพโหลดไฟล์รูปเล่มเข้าระบบผ่าน iThesis Add-in (NexGen) และตรวจ Plagiarism
2. เข้ามาที่ NexGen Web App และกดส่งคำร้องผ่านเมนู Revision & Feedback
3. รอจนผู้อนุมัติทำการอนุมัติจนครบถ้วน